學生檔案管理辦法
第一條 總則
1、學生檔案是學生在校期間政治、思想、品德、學習等方面的真實記錄。為了規(guī)范學生檔案管理，保證檔案資料完整和安全，為用人單位提供可靠依據(jù)，結(jié)合學院實際情況特制定本辦法。
2、本辦法適用于我院所有在冊學生。
3、學院和學生工作有關的部門都必須重視學生檔案管理工作，各部門有責任協(xié)助學生管理部門做好由其形成的應歸入學生檔案的資料收集、整理工作。
第二條 學生檔案的組成
一、分類
根據(jù)招收學生層次和發(fā)證機關的不同，學生檔案分為以下三類：
1、西安電力機械制造公司機電學院檔案
2、西安技師學院檔案
3、西電公司職業(yè)中專檔案
二、組成
學生檔案由以下幾部分組成：
1、原學校檔案：初中或高中階段的學籍檔案（學生自愿）；
2、在校期間檔案：錄取通知書、政審表、體檢表、軍訓登記表、學籍登記表、畢業(yè)生登記表、技能鑒定表、操行評分表、各種獎勵申請表；
第三條 歸檔要求
一、材料
由于學院實行雙證書制，大專生有兩套檔案：機電學院學生檔案和技師學院學生檔案。
1、統(tǒng)招生機電學院學生檔案中含：
A、入校前檔案（高中檔案，采取自愿）；
B、機電學院錄取通知書；
C、普通高校新生登記表；
D、機電學院學籍登記表；
E、機電學院畢業(yè)生登記表；
F、成績單；
G、畢業(yè)生就業(yè)報到證（派遣證）。
2、成招生機電學院學生檔案中含：
A、入校前檔案（高中、職專、技校檔案，采取自愿）；
B、機電學院錄取通知書；
C、成人高校新生登記表；
D、機電學院學籍登記表；
E、機電學院畢業(yè)生登記表；
F、成績單。
3、五年一貫制學生（2套檔案，機電學院、技師學院）
檔案袋里裝的材料同機電學院、技師學院學生檔案相同，只是學籍登記表領2份供5年填用（3年+2年）
4、技師學院檔案包括技師學院高級工學生檔案和中級工技校生檔案，檔案中含：
A、技工院校政審表；
B、技工院校體檢表；
C、技工院校錄取通知書；
D、技師學院學籍登記表；
E、技師學院畢業(yè)生登記表；
F、技能鑒定表；
G、操行評分表；
H、獎學金、三好學生、優(yōu)秀干部等各類申請表；
I、入校前檔案（中級工學生，初中檔案，采取自愿）。
5、職專生檔案中含：
A、入校前檔案（初中檔案，采取自愿）；
B、政審表；
C、體檢表；
D、職專生學籍表；
E、技能鑒定表；
F、獎學金、三好學生、優(yōu)秀干部等各類申請表；
G、操行評分表。
6、預備技師檔案中含：
A、錄取通知書
B、政審表
C、技師學院學籍登記表
D、技師學院畢業(yè)生登記表
E、獎學金、三好學生、優(yōu)秀干部等各類申請表
二、學生檔案的建立和要求
1、新生錄取通知書由招生辦公室（以下簡稱招辦）發(fā)放，學生接到錄取通知書后，持通知書到原學校提取個人檔案（統(tǒng)招生），開學報到時與原校檔案一起交班主任（采取自愿原則）。
2、技工院校錄取通知書由招辦移交學生工作處（以下簡稱學生處）。
3、政審表、體檢表是學生報名時填寫的，由招辦審核蓋章，注冊后統(tǒng)一移交學生處。
4、普通高校新生登記表（統(tǒng)招生用）和成人高校新生登記表（成招生用）由學生處根據(jù)學生人數(shù)印發(fā)給各系，由班主任組織學生填寫，檢查無誤后班主任簽字確認交系，各系審核蓋章后放入學生檔案。
5、學籍登記表應在學生入學一月內(nèi)發(fā)放，學生填寫無誤后交班主任處，班主任負責保管并按時填寫成績、評語等。
6、畢業(yè)生登記表是在中專生第四學期，大專生第五學期，五年制學生第八學期分別由學生處學生學籍管理人員發(fā)放，學生填寫無誤后在頂崗實習前交回班主任處，班主任填寫相關內(nèi)容。
7、成績單由教務處在學生頂崗實習后移交到學生處（統(tǒng)招生、中職生在每年6月份之前，成招生在每年12月份之前）。
8、統(tǒng)招畢業(yè)生就業(yè)報到證由培訓部（就業(yè)辦）于7月前向?qū)W生處提供。
9、學生獎勵、懲處記錄在評選、確認后，返回各班主任處，與學生本人其他檔案一起保管。
10、學生在校學習期間，由班主任保管學生檔案并填寫相關內(nèi)容，在最后一學期由系部審核后統(tǒng)一交學生處學生學籍管理人員，學生學籍管理人員檢查資料確認無誤后存檔。
第四條 學生檔案填寫要求
1、學生填寫時必須抱著實事求是的態(tài)度填寫，填寫時一律用鋼筆或黑色水性筆填寫，字跡要清楚、書寫要規(guī)范，不得涂改，污染。凡需要粘貼照片的必須粘貼照片，一律遵循高級工藍底、中級工紅底照片的原則。
2、《學籍登記表》、《畢業(yè)生登記表》學生個人內(nèi)容需全部填寫，不留空白。如有情況不明無法填寫時，應寫“不清”、“不詳”，如無該項情況，應寫“無”。所有同類項目填寫內(nèi)容應一致。
3、復寫紙書寫的以及傳真件不得歸檔。歸檔材料應是原件，特殊情況存入復印件的，應在復印件上注明原件保管單位并加蓋簽發(fā)單位認定的章印。
4、歸檔材料必須注明所在系、班級和學號。
5、如有其他問題可另附說明。
第五條 學生檔案的日常管理
1、學生在校期間的檔案由班主任負責整理和保管。在校期間政治、思想、學習、考試、考核、獎懲等方面材料，要如實填寫、登記、歸檔，以保證檔案資料的系統(tǒng)、完整。
2、新生在報到入校兩周內(nèi)，班主任應清楚本班學生的類型，按規(guī)定發(fā)放學籍表格，組織學生填寫建立學生檔案。
（備注：因高級工班內(nèi)成招生通過成考時間不一致，檔案資料很難管理，為便于班主任管理，應在學生入校后建立技師學院檔案的同時統(tǒng)一建立機電學院學籍檔案，但需在檔案袋右上角用鉛筆備注成考通過時間。）
3、學生檔案本著跟隨學生的原則，學生跨系變動時，檔案要及時進行交接。學生中途退、休學的，應做好檔案提取和移交手續(xù)。
4、學生休學期間，班主任應將學生休學前各項數(shù)據(jù)填寫完整，在檔案袋右上角表注休學,同本班學生檔案一起保管。休學學生如在原班級畢業(yè)前復學，應在辦完復學申請表后，拿著申請表到原班主任處領取自己的檔案交現(xiàn)班級班主任。如已到畢業(yè)時間還未復學的檔案隨本班檔案一起交學生處。
5、退學學生，班主任在學生辦理完退學手續(xù)后或違紀文件印發(fā)后，將學生退學前各項數(shù)據(jù)填寫完整后，用鉛筆在檔案袋右上角標上退學時間或違紀文號保管好，學期末移交系部學生管理辦公室，再由管理辦公室以系為單位移交給學生處，并填寫《 系 班退學學生檔案移交單》。
6、學生頂崗實習前班主任要以班級為單位，按學號排序，整理好學生檔案并填寫《 系 班檔案移交登記表》。、
7、學生畢業(yè)前，各系按照學生處要求做好學生檔案的整理、歸類工作，填寫《 系 屆學生檔案移交匯總表》。
第六條 學生檔案移交要求
1、班主任向系學管交接具體要求：
A、學生檔案內(nèi)資料必須按要求裝存，缺一不可。
B、學生檔案按學號順序排列。
C、移交前要填寫《 系 班檔案移交登記表》，序號按學生學號順序填寫，此表覆在本班檔案的上面移交給系學管。
2、系學管向?qū)W生處移交檔案具體要求：
A、系部負責學管老師需先對本系學生檔案進行檢查。
B、檢查后交《 系 屆學生檔案移交匯總表》。該表一式兩份交，雙方各留一份。
第七條 查、借閱檔案
1、本校老師借閱查檔，須經(jīng)學生處處長同意。
2、外單位人員借閱檔案必須持單位證明并經(jīng)學生處處長同意。
第八條 領取檔案手續(xù)
領取畢業(yè)證、檔案時需攜帶：
A、身份證或?qū)W生證。
B、最后一學期（年）繳費憑證。
C、就業(yè)證明。
D、如需代領，請攜帶被代領人的身份證復印件及上述的A、B、C款。
第九條 附則
1、學生在畢業(yè)后由本人提取檔案，未畢業(yè)者不得提檔。
2、學生檔案未加封條前不得交給學生個人。學生提取個人檔案后，應及時交由目前工作單位或托管單位保管，不得私自拆看，違者不予補辦。
3、對于已畢業(yè)學生，學院代為保管檔案一年，一年后領取檔案的學生，學院酌情收取保管費。
4、本辦法自下發(fā)之日起實行，解釋權歸學生工作處。
